作者 | Esor Huang
虽然我跟专精 PPT 设计的高手们无法相提并论，但也确实有一定程度的经验：我常常需要做 PPT ，可能是公司间的业务报告、产品推销，可能是我受邀的各个讲座课程，算下来每个月起码要制作三到四份以上的 PPT ，光是这两年就制作了上百份 PPT。
在忙碌的工作计划，每天持续的博客写作，加上不时穿插的课程活动，几乎挤满的时间里，并非是以教学或简报为专业的我，如何利用有限时间完成高频率 PPT 制作呢？
今天这篇文章想分享我的方法，不是大师级的设计技巧，而是高效率制作职场 PPT 的方法，也是我个人长久经验累积，或许对一般只是需要做 PPT 的朋友来说，有达成职场 PPT 任务的参考价值。
而同样的流程，不只能用在 PPT，应用到类似的策划提案上，也对制作报告很有帮助。
1. 还不需要做 PPT 前，就应该开始准备素材
我减少的时间，来自于「充分且有效的准备」。
这是一个等价交换的世界，我不可能无缘无故就比别人少花时间，之所以可以更快速制作 PPT，是因为我在还不知道有任务之前就开始花时间做准备。
我会利用 Evernote 收集各种未来 PPT 可用的素材，包含：
- 图片资料（好用背景图，可尝试的设计图示）
- 证据资料（数据图表，状况图，情境图）
- 故事资料（新闻事件，故事梗）
收集时，我会做一些笔记，例如「这张图以后可以用在哪些类型 PPT 上」，方便我以后搜索到这些素材使用，我也会把这些收进 Evernote 的素材加上「创意箱」的标签，这个标签是我每次做 PPT 时一定会打开来看的可用素材库。（详细做法可参考：如何有效收集资料？给知识工作与学习者的建议流程）
你说：这怎么是减少时间呢？
相信我，这确实是减少时间，我做到的实际上是：「不重复浪费时间」
因为更多人平常花了时间阅读思考、上网浏览，但却没有「同一时间」把这些准备好好储存下来。于是等到有一天要制作 PPT ，才把自己之前其实看过但没有存下来的资料重新再找一次、重新读一次、重新思考一次。而平时就做好资料存储的我，其实节省了很多时间。
2. 无论要不要做 PPT，都应该随时储存灵感
更重要的准备其实也不在素材上，而是在我的想法上，简报最缺也最难找到的是什么？我觉得是：
- 一个好的切入点
- 一个好的辩证
- 一个好的想法
- 一句好的文案
也就是好的内容、成功的推销点、有影响力的论点，要说服主管通过我的产品提案，要让在场的学员认同我的方法，这是简报的核心。
这些东西就算上网搜索也找不到，因为必须从我们脑袋里自己蹦出来才精彩。
可是，如果等到要做 PPT 死到临头，才逼自己脑袋去生产这些内容，那是对大脑的酷刑。
而且我们的脑袋平常不就常常在蹦出东西吗？如果那些当下不赶快把自己的灵感记下来，以后可以用 Evernote 搜索找出来，那就太可惜了，也是又一种时间浪费。所以我才不断建议大家一定要建立自己的第二大脑：跟过去的自己取经：用第二大脑高效率思考的系统方法。
3. 谁说只有坐下来时才能构思大纲？
于是当我在还没有出现简报任务之前，就已经做好准备，那么等到真的需要制作 PPT，我只要打开 Evernote 知识库，搜索这些素材与灵感，就能在其基础上快速构思大纲。
有既定的参考材料，有已经可用的图片文案，有之前构思过的论点和故事，那么就能立刻在我的笔记中快速组合出初步大纲，我会在 Evernote 中建立一则简报任务笔记，在这则笔记里「链接」上述各种素材资料，然后写 PPT 大纲。
构思大纲我不会利用工作时间，而是随时利用「零碎时间」去编修大纲。
例如回家的路上想一下第一段开场有没有更好的说法？开会前的等待空档想一下第三个重点应该有哪些论述逻辑？这些就全部写在同一则笔记，让 PPT 大纲越来越完整，变成了有章节细节、起承转合，甚至想像中需要的 PPT 画面也都先写上去。
而对我来说更方便的一点是，上述第一到第三个流程，全部在单一的 Evernote 中就能完成。
构思大纲时我也想过是不是要搭配思维导图等工具，但后来我发现还是统一一点比较省事便利，手机上也能随时进行，虽然少了图像的灵动，但 Evernote 的文字清单也足够我完成构思了。
4. 制作 PPT 更轻松，任何时候都可以
之前已经善用「过去时间」累积准备，并且在开始简报任务后利用「零碎时间」把大纲流程都拟好，那么制作 PPT 有时候只要一两个小时就能完成，如果是会议报告用的简单 PPT 更可以半个小时完成。
我只要在报告前几天，在办公室里空出这样半个小时到两个小时的完整时段，来好好把已经累积在 Evernote 的内容与素材，剪贴到 PPT 中，「制作」出 PPT 即可。
这个流程的优点是，如果我们是「完全空白」就坐在办公桌前开始做 PPT，光是从头想起就要花很多时间。如果两个小时过去了还没有任何进度，其实挫折感很大！所以我的方法就是把这些前置作业时间都移到「过去时间」与「零碎时间」，善用准备工夫，让真的需要做 PPT 时压力大减。
甚至如果真的没时间，在手机上打开 Google 幻灯片 app ，在行动中也能慢慢把 PPT 一页一页做出来。
5. 做好 PPT 后，利用零碎时间在笔记中撰写讲稿
其实在准备整个公司报告，或是讲座课程的过程中，我觉得最需要花时间的反而不是我们俗称 PPT 的这个文件上，而是我到底要怎么表现？怎么论说？提出什么内容？来打动他人。
所以当 PPT 文件完成后，我其实还会继续利用零碎时间，看着演讲用的 PPT，去想我的「讲稿」，并且我会把讲稿继续写到 PPT 大纲的 Evernote 笔记中，这都可以在手机上进行动作。
有些漂亮的举例、很棒的话语、有效的说服流程，都是在我后续这个「写讲稿」的过程中产生的，所以我觉得很重要。
而写讲稿也不会耽误工作时间，因为就是利用平常无聊、通勤的时候，就一段一段慢慢在手机 app 上写出来即可。
6. 上台前一天录音练习，上台前的车上还可复习
最后，到了要上台的前一天，如果这一次是很重要的会议，或是很重要的课程，那么前一天晚上在家里时，我会利用 Evernote 做录音纪录，我一边练习开场、关键桥段的演练，一边录音到笔记中。
这样第二天要出发到公司或教室前，我可以在车上边「听」边「看」我的简报笔记，这里有一开始我构思的重点大纲，帮我提纲挈领；这里也有我思考的那些最好的文案与讲稿可以记忆；这里还有我录下的关键桥段演练，可以重复听听看有没有问题。
透过上述流程，我其实没有利用太多工具，也就是 Evernote 与 Google 幻灯片，工具少就能好掌控。也不需要特别花费大量时间，因为很多事情之前已经准备好，并且善用零碎时间，去把有时相对繁琐困难的这件任务完成。
你可以替换你喜欢的工具，或者根据需求做调整，但希望上述的工作流程，对帮助职场需要做简报的大家来说，可以提供高效率的辅助。
本文授权转自電腦玩物，原文链接：如何高效率的製作簡報與企劃？我的工作流程分享
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